Работа большинства из нас, будь мы менеджерами,
программистами или художниками, состоит из выполнения заданий. Больших или
маленьких, ключевых или текущих. Именно по результату их выполнения руководство
делает выводы о нашей ценности, или, как говорят сейчас, эффективности. Но как
быть, если толком непонятно, что именно требуется сделать, и какой результат
будет считаться хорошим?
Организация рабочего процесса — это тоже работа. Причем,
работа для всех сторон — и руководителей, и подчиненных. Задачу важно не только
верно поставить, но и правильно получить.
Иногда сама постановка задач может стать более верной или будет скорректирована, если сотрудник станет принимать работу с учетом
нескольких правил.
Обычно задание, выдаваемое нам руководством, это следствие
какой-то аналитической или маркетинговой работы, каких-то совещаний, определения
новых приоритетов компании или чего-то еще, что происходило без нашего участия.
Другими словами, мы не знаем — откуда ноги растут. И зачем вообще эти новые
ноги откуда-то вдруг начали расти.
Иногда руководители кратко объясняют, но довольно часто не
считают нужным донести — что именно решит выполнение этого задания. Первое, что
нужно сделать в такой ситуации, спросить, для чего и насколько важен результат,
какую роль он сыграет, завязана ли работа еще кого-то на результат вашего
задания. Поняв это, мы правильно присвоим приоритет этой задаче в очереди
других, а возможно, найдем нестандартное и более эффективное, нежели обычно,
решение.
Далее нужна конкретика. Задавайте вопросы, обязательно
записывайте ответы, и после пробегитесь по всем ответам, получив подтверждение,
что все понято верно.
- Уточните, как должен выглядеть конечный результат.
Например, если идет речь об отчете о продажах какого-то товара в определенный
отрезок времени, то достаточно ли файла Excel с выгрузкой данных, или нужно на
основе этого сделать аналитику и представить выводы?
- Что будет считаться полностью выполненной задачей, а что
— частично выполненной. Какие возможны отклонения или дополнения? По каким
критериям будет оцениваться результат выполнения?
- Какой срок полного выполнения задания? Есть ли
промежуточные этапы, которые, с учетом срочности, лучше представить раньше?
Какие и когда именно? Нужно ли показывать или согласовывать промежуточные
результаты?
- Какие ресурсы можно задействовать? Можно ли привлекать других сотрудников, в
каком объеме? Например, можно ли для ускорения передать типовую техническую
часть кому-то другому? Или можно ли привлечь специалистов другого профиля для
подготовки выводов?
- В связи с важностью этого задания, могут ли отодвинуться сроки
выполнения других задач?
- В какой части выполнения задания руководитель оставляет
контроль за собой, а в какой полностью делегирует полномочия сотруднику (нам)?
Благодаря такой «анкете» мы получим вот что:
- Поймем, насколько данная работа важна для компании. И если важность
высока, то заранее будем знать, что это шанс показать себя с наилучшей стороны.
Ну… или наоборот.
- Поймем, что именно руководство ожидает увидеть в качестве
конечного результата. А значит, нам не придется работу переделывать.
- Нам не придется умирать за рабочим столом, пытаясь выполнить
все, поскольку мы изменим сроки выполнения других заданий.
- Мы сможем привлекать других сотрудников, что может оптимизировать
процесс выполнения задания и улучшить результат. При этом мы не будем
сомневаться в своих полномочиях и бояться того, что руководитель отменить наши
поручения.
- Мы сможем показывать работу на контрольных точках
руководству, что подстрахует на случай
выбора ошибочной стратегии.
Читайте также: Как общаться в мессенджерах по делу >>
